Aby przekształcić działalność gospodarczą w spółkę kapitałową, przedsiębiorca musi podjąć pewne czynności formalnoprawne. Pamiętajmy, że dokumentacja musi odpowiadać wymogom stawianym przez przepisy , tak by proces ten przebiegł możliwie szybko i bez zakłóceń. Choć pamiętajmy – nawet udział prawnika nie gwarantuje nam, że żaden z urzędów lub instytucji nie będzie rzucać nam kłód pod nogi – znajomość przepisów prawa w naszym kraju, jak uczy doświadczenie, czasami jest znikoma.
Ale do rzeczy.
Aby przekształcić jednoosobową działalność, konieczne są następujące kroki:
1) sporządzenie Planu przekształcenia
Plan przekształcenia przedsiębiorcy sporządza się w formie aktu notarialnego. Plan przekształcenia przedsiębiorcy powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Wymaga to zatem przygotowania przez przedsiębiorcę jednoosobowego sprawozdania finansowego na dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym miesiąc w którym sporządzony zostanie Plan przekształcenia. Czyli np. jeśli Plan przekształcenia ma być sporządzony w miesiącu maju, sprawozdanie finansowe musi być przygotowane na datę kwietniową (najczęściej praktycznie na pierwszy lub ostatni dzień takiego miesiąca).
Zgodnie z przepisami K.s.h. do planu przekształcenia należy dołączyć: 1) projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy; 2) projekt aktu założycielskiego (statutu); 3) wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego; 4) sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień, o którym mowa wyżej.
Pamiętajmy, że plan przekształcenia jest badany przez biegłego rewidenta powołanego przez sąd. Ewentualne niedociągnięcia w tym zakresie będą nas kosztować co najmniej przedłużenie całej procedury !
2) wystąpienie przez przedsiębiorcę do sądu rejestrowego o wyznaczenie biegłego rewidenta do zbadania w/w Planu przekształcenia,
3) wydanie przez wyznaczonego przez sąd rejestrowy biegłego rewidenta opinii na temat poprawności i rzetelności Planu przekształcenia
to ważny punkt, gdzie może pojawić się szereg problemów, dlatego warto pochylić się i skrupulatnie przygotować tę dokumentację;
4) złożenie przez przedsiębiorcę jednoosobowego w formie aktu notarialnego oświadczenia o przekształceniu w spółkę kapitałowa, np. spółkę z o.o.
Po zbadaniu planu przekształcenia przez biegłego, przedsiębiorca winien udać się do notariusza i złożyć oświadczenie o przekształceniu w spółkę kapitałową. Takie oświadczenie powinno zostać złożone w formie aktu notarialnego i określać co najmniej:
- typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca;
- wysokość kapitału zakładowego;
- zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
- nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.
Dodatkowo konieczne jest przyjęcie także w formie aktu notarialnego aktu założycielskiego spółki z o.o.
5) rejestracja spółki w KRS
Kolejny krok to rejestracja takiej spółki. W tym celu konieczne jest złożenie przez wszystkich członków zarządu spółki przekształconej wniosku do sadu rejestrowego o wpis spółki z o.o. do rejestru.
6) dokonanie ogłoszenia o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Wpis spółki z o.o. do rejestru – powodować winien automatyczne wykreślenie przedsiębiorcy jednoosobowego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pamiętajmy jednak – jak uczy nasze doświadczenie – że kwestii tej trzeba pilnować !
Zdarza się bowiem, że od czasu wpisu przekształcenia do KRS działalność „tkwi” w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej miesiącami. Trzymajmy zatem rękę na pulsie i pilnujmy, czy faktycznie doszło do tego wykreślenia. Wykreślenie wymaga wydania decyzji – jeśli więc takiej decyzji nie otrzymaliśmy, zapewne do wykreślenia jeszcze nie doszło !
Podobnie, mimo, że przy rejestracji spółki składa się do organów skarbowych odpowiednie zgłoszenie identyfikacyjne, to często zdarza się, że wydziały zajmujące się jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi nie uzyskują informacji o takim przekształceniu w spółki kapitałowe. Warto więc złożyć odrębnie i już samodzielnie stosowne informacje do urzędów skarbowych.
Joanna Mizińska